Realisation by Oomens ICT
http://www.oomens-ict.nl

Een Japans recept voor orde en netheid: de 5S-methode

Is er aan je werktafel geen lege plek meer te zien? Geeft de chaos in je kantoor soms aanleiding tot stress en fouten? Dan is de Japanse 5S-methodiek voor orde en netheid misschien iets voor jou. 5S is eenvoudig en snel toepasbaar en je ziet onmiddellijk resultaat. De methode bestaat uit het projectmatig uitvoeren van vijf stappen: selecteren, structureren, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

1. Selecteren

De eerste stap is selecteren of scheiden. Elk stuk papier, alle werkmiddelen moeten gecontroleerd worden en alles wat overbodig is, gaat onverbiddelijk de afvalbak in. Niet gemakkelijk, want we gooien niet graag dingen weg omdat we denken dat ze nog van pas kunnen komen. Wie de 5S-oefening in teamverband doet, maakt best eerst in onderling overleg een inventaris van wat bewaard blijft en wat niet. Ook de opslagruimtes mogen niet vergeten worden, want ook daar krioelt het vaak van dossiers die niemand nog gebruikt.

2. Structureren

Fase twee is structureren of sorteren, met andere woorden: ordenen en organiseren. Alles krijgt nu een vaste plaats. Natuurlijk moet het opbergen en structureren functioneel gebeuren. Wat je regelmatig nodig hebt, ligt zo veel mogelijk binnen handbereik. Het gaat er om de werkplek zodanig te organiseren dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden: een geschikte plaats voor alles en alles op zijn geschikte plaats. Hierbij wordt rekening gehouden met ergonomie en hygiëne.

 

3. Schoonmaken

De derde stap, schoonmaken, betekent niet alleen het letterlijk reinigen van muren, vloeren en alle voorwerpen (machines, gebruiksvoorwerpen, opbergsystemen), maar ook het elimineren van oorzaken van storingen en incidenten, vervuilingsbronnen uitschakelen, schoonmaakmethodes vastleggen, methoden en verantwoordelijkheden bepalen, regels en normen opstellen. Want ook al hoef je je kantoor niet zelf schoon te maken, het is wel aan te raden om je materiaal goed te onderhouden en ordelijk achter te laten. Dat zorgt er ook voor dat bij het schoonmaken geen zaken verloren kunnen gaan.

4. Standaardiseren

Stap vier is standaardiseren. Dat betekent: een maatstaf gebruiken om orde op zaken te houden. Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De eerste drie S'en worden een gewoonte door methodes in te voeren die in deze fase worden vastgelegd. Enkele methodes: visuele hulpmiddelen gebruiken (afbakening met lijnen, gebruik van kleuren), iedereen kent het wie, wat, waarom en hoe van de werkplek, de betrokkenen kunnen snel een onderscheid maken tussen normaal en uitzonderlijk. Onvoorziene omstandigheden brengen namelijk risico's met zich mee. Door gestandaardiseerde procedures zijn die verrassingen tot een minimum beperkt. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken om bepaalde dossiers een vaste kleur te geven of om een uniform klasseringssysteem voor documenten te hanteren. Goede afspraken hierover zijn de basis van blijvend succes inzake orde en netheid. 

5. Standhouden

De laatste fase, standhouden of systematiseren, is zeker niet de minst belangrijke. Als je geselecteerd, gestructureerd en gestandaardiseerd hebt, komt het erop aan je systeem in zijn ordelijke staat te behouden. Dat vraagt discipline. Het gaat in deze fase om de zorg voor behoud en continuïteit, het altijd volgen van de gestandaardiseerde procedures. Hulpmiddelen zijn controlelijsten of audits op orde en netheid. De auditresultaten kunnen bekendgemaakt worden via tabellen en persoonlijke of themadoelstellingen kunnen afgesproken worden zodat een regelmatige evaluatie van deze scores mogelijk is.
Uiteraard moet ieder zijn verantwoordelijkheid nemen. Los daarvan is het nuttig dat bedrijven die 5S invoeren een projectverantwoordelijke aanduiden. Die houdt de vinger aan de pols en sensibiliseert de medewerkers op gezette tijden om het systeem in stand te houden.

 

© 2007 Saskia in ‘t Veld