Realisation by Oomens ICT
http://www.oomens-ict.nl

Beheren van documenten: het opbergen

Bij het ordenen hebben we bepaald welke volgorde van documenten en welke groepen van documenten er moeten komen. Bij het opbergen gaan we deze volgorde fysiek mogelijk maken door ze plaatsen in houders zoals ordners, mappen, dozen, kasten en lades.

 

Wees consequent. Eenmaal een goed opgezet ordeningssysteem maakt het opbergen en terugvinden van je documenten veel eenvoudiger. Er is nu een geschikte plaats voor alles maar alles komt niet vanzelf op zijn geschikte plaats. Het opbergen moet je nog altijd zelf doen. Het is zaak om dit consequent toe te doen. Maar hoe je dat? En vooral hoe houd je dit consequent vol?

 

Kies een geschikt fysiek opbergsysteem. Het opbergen van digitale documenten in een opgezet ordeningssysteem is eenvoudig. Maar voor het opbergen van fysieke documenten bestaan zeer veel verschillende producten. De meest gebruikte systemen zijn natuurlijk de ordners en de hangmappen. Welk systeem je kiest, is afhankelijk van de beschikbare ruimte, de hoeveelheid documenten, het soort documenten en hoe vaak je de documenten gebruikt.

 

De eerste opberging zal plaatsvinden op de werkplek zelf. Documenten ontstaan of komen binnen op je werkplek. Richt je werkplek zo in dat de documenten die je regelmatig gebruikt binnen handbereik zijn. Hoe vaker je het nodig hebt, hoe dichterbij het wordt opgeborgen. Op je bureaublad kun je bijvoorbeeld gebruik maken van stapelbakken. Daarnaast kun je gebruik maken van een ladeblok met lades en/of hangmappen voor documenten.

 

Berg na verloop van tijd documenten elders op. Documenten die je niet meer dagelijks nodig hebt, kunnen verplaatst worden naar bijvoorbeeld een kast naast je werkplek. Meestal wordt dan ook het opbergmiddel vervangen. Een document op je bureaublad zat bijvoorbeeld in een L-mapje en nu wordt deze in een ordner opgeborgen.

 

Gebruik een opbergsysteem dat past bij het gebruik. Vaak wordt automatisch gedacht aan ordners om documenten in op te bergen. Maar om een document weer uit een volle ordner te halen is soms niet eenvoudig. Een alternatief systeem is natuurlijk de kast met hangmappen. Vooral vanuit het opbergen gezien, is dit een prettig systeem. Maar denk ook eens aan tijdschrifthouders, stapelbakken of sorteermappen.

 

Documenten definitief opbergen: archiveren. Documenten die je alleen volgens de wettelijke bewaartermijn moet bewaren en die je zelf niet meer nodig hebt, kun je archiveren op een plek waar je niet snel komt. Dan staan ze ook niet in de weg. Denk bijvoorbeeld aan de kelder of de zolder. Indien je zelf niet veel opbergruimte hebt, maar wel een groot archief, is het huren van een (tijdelijke) opbergruimte het overwegen waard. Voor het archiveren bestaan systemen die er voor zorgen dat de documenten veilig (denk aan vochtvrij en brandwerend) en ruimtebesparend kunnen worden opgeborgen.

 

 

© 2008 Saskia in ‘t Veld