Realisation by Oomens ICT
http://www.oomens-ict.nl

Beheren van documenten: het ordenen

Het beheer van documenten begint bij het ordenen. Ordenen is het bijeenbrengen van documenten die een zelfde kenmerk hebben. Door documenten die hetzelfde kenmerk hebben te groeperen, is het opbergen en terugvinden later makkelijker en dus sneller.

 

Orden fysieke en digitale documenten hetzelfde. Bij het ordenen van documenten is er in principe geen verschil tussen fysieke en digitale documenten: fysiek in mappen en digitaal in folders. Juist door je documenten in de kasten èn de computer met een gelijke methode geordend te hebben, maakt het beheren van je documenten eenvoudiger.

 

Groepeer documenten op grond van kenmerken. Zo kun je verschillende soorten documenten groeperen, bijvoorbeeld contracten, notulen, brieven, rekeningen, etc. Een ander kenmerk is de datering van een document, bijvoorbeeld correspondentie 2006, 2007, 20008, etc. En wat heel veel gebruik wordt, is natuurlijk het groeperen op afzender/geadresseerde in alfabetisch volgorde. Maar ook het onderwerp, zoals communicatie, leveranciers, klanten of projecten, wordt veel gebruikt. Daarnaast kun je ook op zaak ordenen. Denk hierbij aan internet, leverancier X, klant A, project Y.

 

Orden vervolgens de afzonderlijke documenten. De afzonderlijke documenten binnen de series, reeksen en dossiers van hierboven kun je op verschillende manieren ordenen. De meest voorkomende manier om ze te ordenen is chronologisch (op datum: per jaar, per maand, per dag) of alfabetisch. Om eenduidig te alfabetiseren, bestaan de ABC-regels. Dit zijn algemene regels voor het alfabetisch rangschikken van namen van personen en bedrijven. De regels worden behandeld in het boek ‘Documenten opbergen en terugvinden’ (J. van Tiggelen, Kluwer 2001).

 

Maak je eigen systeem. De ordening van documenten is direct afhankelijk van de processen binnen je bedrijf. Je kunt documenten volgens een bestaand systeem ordenen, zoals de Universele Decimale Classificatie. Maar het ligt meer voor de hand om je eigen systematiek te maken. Indien je heel veel documenten te ordenen hebt, zou je je mappen en folders numeriek kunnen ordenen. Het meest eenvoudig is om iedere map een volgnummer te geven en vervolgens een kenmerk te koppelen aan dat volgnummer. Bijvoorbeeld: 1 = contracten, 2 = notulen, 3 = brieven, etc. Als er vervolgens een tweede ordner moet komen voor de brieven, ga je met decimalen werken. Bijvoorbeeld: 3.1 = brieven 1e kwartaal, 3.2 = brieven 2e kwartaal, etc. Deze manier van ordenen is heel geschikt voor zowel je fysieke en digitale documenten.

 

Wees consequent. Eenmaal een goed opgezet ordeningssysteem maakt het opbergen en terugvinden van je documenten veel eenvoudiger. Dus het loont de moeite om hier wat aandacht aan te geven. Deze tijdsinvestering is op de langere termijn zo terugverdiend. Vervolgens is het natuurlijk zaak om dit consequent toe te passen. Maar hierover in de volgende nieuwsbrief meer. Dan zal ik ingaan op het opbergen van documenten.

 

© 2008 Saskia in ‘t Veld