Realisation by Oomens ICT
http://www.oomens-ict.nl

Beheren van documenten: het terugzoeken

In deze tijd van informatie-overload is het belangrijk om het beheer van documenten goed op te zetten. Anders gaat er veel tijd, en daardoor geld, verloren aan het opbergen en terugzoeken van informatie. Bij het ordenen hebben we bepaald welke volgorde van documenten en welke groepen van documenten er moeten komen. Bij het opbergen hebben we de documenten fysiek toegankelijk gemaakt door ze te plaatsen in houders zoals ordners, mappen, dozen, kasten en lades. Als het goed is kun je nu snel de juiste map uit de kast halen of het bedoelde document uit de computer. Maar waarom vind je het betreffende document toch niet altijd in één keer terug?

 

Creëer andere toegangen tot documenten. Fysieke documenten kunnen slecht op één manier worden opgeborgen. Wat je chronologisch ordent, is moeilijk alfabetisch terug te vinden. Tenzij je kopieën maakt en ze op die manier op meerdere plaatsen opbergt. Met andere woorden naast de fysieke ordening heb je vaak andere toegangen nodig tot het archief.

 

Gebruik visuele hulpmiddelen. Door bijvoorbeeld afbakening in sectoren en het gebruik van kleuren kun je signaleringen voor documenten en mappen aanbrengen die zorgen voor andere ingangen om documenten terug te zoeken. Zo kan je bijvoorbeeld een bepaald project of periode een vaste plank in de kast geven of bepaalde dossiers een vaste kleur. Andere voorbeelden zijn: personeelsdossiers opbergen in rode mappen, mappen met een geeletiket hebben betrekking op 2000, een groen etiket op 2001 enz.

 

Registreer documenten. Door documenten te registreren, kan je ervoor zorgen dat één document op verschillende manieren op te zoeken is. Je maakt bijvoorbeeld in de computer een beschrijving van documenten in een vorm die het mogelijk maakt ze terug te zoeken op een andere wijze dan de fysieke opberging. Bijvoorbeeld: correspondentie wordt chronologisch opgeborgen. Maar hoe vind je nou een brief van meneer Pieterse? Door in een registratiesysteem te kunnen zoeken op Pieterse, om daar te vinden van welke datum de brief is, want daar is deze opgeborgen. Er bestaan verschillende softwareprogramma’s om documenten, mappen en dossiers te registreren. Bij een beperkt aantal documenten of mappen kun je ook werken met een spreadsheetprogramma zoals Excel: elke regel staat voor een document, elke kolom voor een kenmerk.

 

Wees consequent. Eenmaal een goed opgezet beheersysteem voor documenten maakt het opbergen en terugvinden van je documenten veel eenvoudiger. Maar het opbergen van documenten moet wel consequent gebeuren, anders wordt het terugzoeken alsnog heel lastig. Aangezien het opbergen van documenten vooralsnog mensenwerk is, kunnen we altijd fouten maken. Maar door een effectief beheersysteem op te zetten, zullen de fouten beperkt blijven.

 

 

© 2008 Saskia in ’t Veld