Realisation by Oomens ICT
http://www.oomens-ict.nl

Organisatie van de administratie: het ordnersysteem

Over waarom je verplicht bent een administratie moet voeren, is genoeg informatie te vinden. Maar hoe doe je dat nou? Hoe pak je dat aan? Hoe begin je?

 

Correct financieel verslag. Periodiek moet elke ondernemer verslag kunnen doen van de financiële handel en wandel van zijn of haar onderneming. Dat doe je in de vorm van een financieel verslag dat minimaal bestaat uit een balans en een winst- en verliesrekening. De juistheid van het financieel verslag moet bewezen kunnen worden. Dit bewijs kan gevonden worden door van elke financiële handeling die leidt tot een verandering in het verslag een (schriftelijk) bewijsstuk te bewaren. Met andere woorden: je bonnetjes, facturen, bankafschriften, etc. zijn cruciale bewijsstukken.

 

Het verzamelen van bewijsstukken. Veel startende ondernemers moeten er erg aan wennen geen contante betaling meer te doen zonder daar een kwitantie van te vragen. Het wordt als ongemakkelijk ervaren om voor een vrij klein bedrag om een BTW-bon te vragen. Maar het is onmogelijk om zonder goede bewijsstukken een betrouwbare administratie op te zetten. Maar met die bewijsstukken is het probleem nog lang niet opgelost. Op het bureau ligt dan een behoorlijke stapel papier en aan jou de taak om een administratie op te zetten waarin deze bewijsstukken ordelijk kunnen worden opgeborgen.

 

Het ordnersysteem. Een eenvoudige manier voor het organiseren van je administratie is het ordnersysteem. De Kamer van Koophandel adviseert deze methode aan starters. Het uitgangspunt hierbij is: alles moet in een ordner. Daarna worden de stukken eventueel verplaatst. Het resultaat hiervan is dat je geen stapels administratie meer hebt op je bureau. En je bent nooit meer een bewijsstuk kwijt. En het enige wat je er voor nodig hebt is een aantal ordners eventueel aangevuld met (alfabet)tabbladen.

 

De ordners. Als basis maak je de volgende ordners aan: kas – bank - giro (afschriften); debiteuren – verkoopboek (uitgaande facturen), crediteuren – inkoopboek (inkomende facturen), correspondentie (brieven, e.d.). Ik zal kort even ingaan op elke ordner.

 

Verkopen. De originele factuur gaat naar de klant. Maak altijd twee kopieën van een factuur. Eén is voor in het verkoopboek op nummer. Als een factuur hier eenmaal in zit, is het belangrijk dat hij daar blijft. Daarom heb je een tweede kopie gemaakt. Deze is voor in de debiteurenmap. Deze map geeft je overzicht over je nog te ontvangen bedragen. Na ontvangst van de betaling gaat deze kopie naar de kas, bank of giromap.

 

Inkopen. Maak een kopie van de originele factuur. Het origineel is voor in het inkoopboek op naam. Ook hiervoor geldt: eenmaal opgeborgen is niet meer aankomen. De kopie is voor in de crediteurenmap. Deze map geeft je overzicht over je nog te betalen bedragen. Na betaling gaat deze kopie naar de kas, bank of giromap.

 

Bank en giro. De afschriften berg je op datum op. Het laatste afschrift doe je bovenop. Een kopie van de facturen, uit de debiteuren- en crediteurenmap, doe je achter het betreffende afschrift.

 

Kas. Voor de kas geldt in principe hetzelfde als voor bank en giro, alleen maak je de afschriften zelf. Dit kun je doen met behulp van een kasboek (te koop bij de kantoorboekhandel) of kun je zelf maken.

 

Correspondentie. Alle overige bewijsstukken, zoals contracten, offertes en overige correspondentie wordt apart bewaard. Het ligt voor de hand dit op alfabetische volgorde te doen, maar er zijn legio andere opbergmethoden denkbaar. Een en ander is afhankelijk van de soort en de hoeveelheid informatie.

 

Hoe nu verder? Dit is in vogelvlucht het ordnersysteem. Hoe je vervolgens de gegevens verwerkt tot een balans en een winst- en verliesrekening voert te ver om in deze nieuwsbrief te behandelen. Wil je meer informatie over dit systeem? Kijk op http://www.ericleenderts.nl/media/pdf/Ordnersys_NL_2012.pdf

Of wil je weten hoe je dit voor je eigen administratie kunt opzetten, neem dan contact met me op.

 

© 2009 Saskia in ‘t Veld